Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
CHÍNH
PHỦ
-------- |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
Số:
23/2015/NĐ-CP
|
Hà
Nội, ngày 16 tháng 02 năm 2015
|
NGHỊ ĐỊNH
VỀ CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ
KÝ VÀ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25
tháng 12 năm 2001;
Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp,
Chính phủ ban hành Nghị định về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực
hợp đồng, giao dịch
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Nghị
định này quy định về thẩm quyền, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản
sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch; giá trị
pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính,
chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực; quản lý nhà nước
về chứng thực.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong
Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Cấp
bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ
gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội
dung ghi trong sổ gốc.
2.
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo
quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng
với bản chính.
3.
“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại
Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu
cầu chứng thực.
4.
“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định
tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao
dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của
các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
5. “Bản
chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu,
cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác
nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
6. “Bản
sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác
như nội dung ghi trong sổ gốc.
7. “Sổ
gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản
chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như
bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
8. “Văn
bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
theo quy định của Nghị định này.
9.
“Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã,
phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng;
viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ
quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự
của Việt Nam ở nước ngoài.
Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản
sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch
được chứng thực
1. Bản
sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao
dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản
sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử
dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Chữ
ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người
yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người
ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
4. Hợp
đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị
chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao
dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của
các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Điều 4. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc
1. Cơ
quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ
sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác.
2. Việc
cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau
thời điểm cấp bản chính.
Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
1. Phòng
Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng
Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng
thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của
nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng
thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng
thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang
tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d) Chứng
thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
đ) Chứng
thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là
động sản.
Trưởng
phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại
Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
2. Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã)
có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng
thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của
Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng
thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng
thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
d) Chứng
thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng
đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng
thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng
thực di chúc;
g) Chứng
thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng
thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là
tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ
tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu
của Ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Cơ
quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy
quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung
là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định
tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh
sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
4. Công
chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a
Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công
chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công
chứng).
5. Việc
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao
dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều
này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
6. Việc
chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất
được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp
đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã
nơi có nhà.
Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao
1.
Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu
cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận
tính chính xác của bản sao so với bản chính.
2. Cơ
quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì
không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản
sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc
tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.
Điều 7. Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực
Thời hạn
thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức
tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau
15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định
này.
Điều 8. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực
1. Người
yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Khoản 6 Điều 5 của
Nghị định này. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ
quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy
định của pháp luật.
2. Người
yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của
giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục
chứng thực theo quy định của Nghị định này.
Điều 9. Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực
1. Bảo
đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
2. Chịu
trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
3. Không
được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài
sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc
chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con
đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ
hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.
4. Từ
chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và Điều 32
của Nghị định này.
5. Yêu
cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác
minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
6. Lập
biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của
pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền,
giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
7. Hướng
dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ
hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ
không đúng cơ quan có thẩm quyền.
Trong
trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý
do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Điều 10. Địa điểm chứng thực
1. Việc
chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực,
trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực
chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được,
đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.
2. Khi
thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực
ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực.
3. Cơ
quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng
thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm
quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở
của cơ quan, tổ chức.
Điều 11. Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp
đồng, giao dịch
Tiếng
nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch là tiếng Việt. Trường
hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người
phiên dịch.
Điều 12. Lời chứng
1. Lời
chứng là nội dung bắt buộc của Văn bản chứng thực.
2. Mẫu lời chứng ban hành kèm theo Nghị định này bao gồm:
a) Lời
chứng chứng thực bản sao từ bản chính;
b) Lời
chứng chứng thực chữ ký bao gồm: Lời chứng chứng thực chữ ký của một người
trong một giấy tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong
một giấy tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực điểm chỉ; Lời chứng chứng thực trong
trường hợp không thể ký, điểm chỉ được;
c) Lời
chứng chứng thực chữ ký người dịch;
d) Lời
chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm: Lời chứng chứng thực hợp đồng,
giao dịch; Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản; Lời chứng
chứng thực văn bản khai nhận di sản; Lời chứng chứng thực di chúc; Lời chứng
chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.
Điều 13. Sổ chứng thực và số chứng thực
1. Sổ
chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ
chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng
trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối
sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê
tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận,
ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
2. Số
chứng thực là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực
hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ chứng thực
phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng
sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ
số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu
tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối
cùng của năm trước.
Số ghi
trong văn bản chứng thực là số tương ứng với số chứng thực đã ghi trong sổ
chứng thực.
3. Trong
trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng công nghệ thông
tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực
ban hành kèm theo Nghị định này. Định kỳ hàng tháng, cơ quan, tổ chức thực hiện
chứng thực phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai; đến hết ngày 31 tháng
12 hằng năm thì ghép chung thành 01 (một) sổ chứng thực theo từng loại việc
chứng thực đã thực hiện trong 01 (một) năm. Việc lập sổ, ghi số chứng thực và
khóa sổ được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này.
4. Mẫu
sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định này bao gồm:
a) Sổ
chứng thực bản sao từ bản chính (SCT/BS);
b) Sổ
chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ (SCT/CK,ĐC);
c) Sổ
chứng thực chữ ký người dịch (SCT/CKND);
đ) Sổ
chứng thực hợp đồng, giao dịch (SCT/HĐ,GD).
Điều 14. Chế độ lưu trữ
1. Sổ
chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn
tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
2. Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người
dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản
đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực
chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp,
chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.
3. Đối
với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu
một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ là 20 (hai
mươi) năm.
4. Cơ
quan, tổ chức thực hiện chứng thực không được thu lệ phí, chi phí khác đối với
văn bản chứng thực lưu trữ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều này; có trách
nhiệm bảo quản, lưu trữ sổ chứng thực và văn bản chứng thực.
5. Việc
tiêu hủy văn bản chứng thực khi hết thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy
định của pháp luật về lưu trữ.
Điều 15. Lệ phí chứng thực, chi phí khác
1. Người
yêu cầu chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện
phải nộp lệ phí chứng thực theo quy định của pháp luật.
2. Mức thu lệ phí, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng lệ phí
chứng thực được thực hiện theo quy định của pháp luật.
3. Trong
trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực in,
chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản thì phải nộp chi phí để thực hiện việc đó.
Ở trong
nước, mức trần chi phí do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
(sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) quy định trên cơ sở thực tế của
địa phương; ở nước ngoài, mức chi phí do Trưởng Cơ quan đại diện quy định trên
cơ sở thực tế của địa bàn.
Chương II
CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG
THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ
Mục 1: CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC
Điều 16. Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ
gốc
1. Cá
nhân, tổ chức được cấp bản chính.
2. Người
đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được
cấp bản chính.
3. Cha,
mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp
bản chính trong trường hợp người đó đã chết.
Điều 17. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc
1. Người
yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng
thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp
nhận hồ sơ kiểm tra.
Trong
trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người được quy định tại Khoản
2 và Khoản 3 Điều 16 của Nghị định này thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh
quan hệ với người được cấp bản chính.
2. Cơ
quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản
sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu
trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp
bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu
cầu.
3.
Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì
phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này,
01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ
chức cấp bản sao.
4. Thời
hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định
này. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì
thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo
dấu bưu điện đến.
Mục 2: CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH
Điều 18. Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ
bản chính
1. Bản
chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
2. Bản
chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền.
Điều 19. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và
người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính
1. Người
yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp
pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không
được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều
22 của Nghị định này.
2. Người
thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với
bản chính.
Điều 20. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy
tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
Trong
trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của
nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự
theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường
hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành
viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
2. Trường
hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến
hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức
không có phương tiện để chụp.
3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu
với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn
bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực
hiện chứng thực như sau:
a) Ghi
đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
b) Ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ
chứng thực.
Đối với
bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản
sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản
sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được
chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi
một số chứng thực.
Điều 21. Gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính
Đối với
trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy
tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung
giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện
chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định
này thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc
hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Điều 22. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở
để chứng thực bản sao
1. Bản
chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
2. Bản
chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
3. Bản
chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật
nhưng ghi rõ không được sao chụp.
4. Bản
chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến
tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc
Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm
quyền công dân.
5. Bản
chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc
chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của
Nghị định này.
6. Giấy
tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền.
Mục 3: CHỨNG THỰC CHỮ KÝ
Điều 23. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và
người thực hiện chứng thực chữ ký
1. Người
yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn
bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ
ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4
Điều 25 của Nghị định này.
2. Người
thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu
cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.
Điều 24. Thủ tục chứng thực chữ ký
1. Người
yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
a) Bản
chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá
trị sử dụng;
b) Giấy
tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
2. Người
thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ
theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu
chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng
thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu
cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
a) Ghi
đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
b) Ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ
chứng thực.
Đối với
giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối,
nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
3. Đối
với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ
chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy
tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2
Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và
chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
4. Thủ
tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng
đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng
thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b) Chứng
thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng
thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp
luật;
d) Chứng
thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao,
không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc
chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Điều 25. Trường hợp không được chứng thực chữ ký
1. Tại
thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm
chủ được hành vi của mình.
2. Người
yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu
không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
3. Giấy
tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4
Điều 22 của Nghị định này.
4. Giấy
tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại
Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định
khác.
Điều 26. Áp dụng trong trường hợp đặc biệt
Việc
chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp không được chứng
thực chữ ký tại Điều 25 của Nghị định này cũng được áp dụng trong trường hợp
chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường
hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.
Tùy theo
từng trường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy định tại Nghị định
này.
Mục 4: NGƯỜI DỊCH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ NGƯỜI DỊCH
Điều 27. Tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch
1. Có
năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
2. Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài
cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài
cần dịch.
Đối với
ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt
nghiệp đại học theo quy định tại Khoản này thì phải thông thạo ngôn ngữ cần
dịch.
Điều 28. Cộng tác viên dịch thuật
1. Người
có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định này được
làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp trong phạm vi cả nước. Phòng Tư
pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật
và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của phòng, báo cáo Sở Tư pháp phê
duyệt.
2. Trên
cơ sở danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt, Phòng Tư
pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuận lợi
cho người yêu cầu chứng thực trong việc liên hệ với người dịch.
3. Người
dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải ký hợp đồng cộng tác viên dịch
thuật với Phòng Tư pháp, trong đó xác định rõ trách nhiệm của người dịch đối
với nội dung, chất lượng của bản dịch.
Điều 29. Đăng ký chữ ký mẫu
Người
dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư
pháp. Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp Văn bản đề nghị đăng ký chữ
ký mẫu và trực tiếp ký trước mặt Trưởng Phòng Tư pháp 03 (ba) chữ ký mẫu trong
Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu.
Điều 30. Trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng
thực chữ ký người dịch
1. Người
dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực
về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản
quy định tại Điều 32 của Nghị định này để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.
2. Người
thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người dịch
trong bản dịch.
Điều 31. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch
1. Người
dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất
trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.
Khi thực
hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trên
bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực; trường hợp nghi ngờ chữ
ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu cầu người dịch ký trước mặt.
2. Đối
với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà tự dịch
giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên
bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
a) Bản
chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá
trị sử dụng;
b) Bản
chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực một trong các giấy tờ quy
định tại Khoản 2 Điều 27 của Nghị định này; trừ trường hợp dịch những ngôn ngữ
không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp
đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch;
c) Bản
dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.
Người
yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp
quy định tại Khoản 3 Điều 24 của Nghị định này.
3. Người
thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, tùy theo từng trường
hợp, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 hoặc Khoản 2 Điều này và
giấy tờ, văn bản được dịch không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 32 của
Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:
a) Ghi
đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy định;
b) Ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ
chứng thực.
Đối với
bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào
trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu
giáp lai.
4.
Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự đồng thời là
người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao,
viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác nội dung giấy tờ, văn
bản; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
Điều 32. Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ
ký người dịch
1. Giấy
tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
2. Giấy
tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.
3. Giấy
tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu
mật nhưng ghi rõ không được dịch.
4. Giấy
tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
5. Giấy
tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng
hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều
20 của Nghị định này.
Điều 33. Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch
Thời hạn
chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị
định này hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu
chứng thực.
Chương III
CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO
DỊCH
Điều 34. Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch
1. Hợp
đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực.
2. Hợp
đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá nhân, tổ
chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.
Điều 35. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng,
giao dịch và người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch
1. Người
yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp
của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ quy định tại
Điểm c Khoản 1 Điều 36 của Nghị định này.
2. Người
thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng,
giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của
các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Người
thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội
dung trái pháp luật, đạo đức xã hội.
Điều 36. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch
1. Người
yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ
sau đây:
a) Dự
thảo hợp đồng, giao dịch;
b) Bản
sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu
cầu chứng thực;
c) Bản
sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế
được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký
quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến
tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính
mạng.
Bản sao
giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của Khoản này được xuất trình kèm bản
chính để đối chiếu.
2. Người
thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ
đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự
nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện
chứng thực.
3. Các
bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng,
doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể
ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ
trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ
ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
Trường
hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó
không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02
(hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và
không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
4. Người
thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch
theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực
và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở
lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng
thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại
trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02
(hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
5.
Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ,
chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu
cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.
Điều 37. Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch
Thời hạn
chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày
nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng
văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Điều 38. Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng,
giao dịch
1. Việc
sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ được thực
hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
2. Việc
sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại cơ quan đã
chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ
một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm
quyền chứng thực nào; cơ quan đã thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy
bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã
chứng thực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần
hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Điều 39. Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được
chứng thực
1. Việc
sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được
chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên và
được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch.
2. Người
thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơ quan thực
hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đã sửa, họ
tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa.
Điều 40. Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng,
giao dịch đã được chứng thực
1. Cơ
quan lưu trữ hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm cấp bản sao có chứng thực từ
bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo yêu cầu của các bên tham
gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao
dịch.
2. Người
yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch phải xuất
trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ
chiếu còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra.
3. Việc
chứng thực bản sao từ bản chính hợp đồng, giao dịch quy định tại Khoản 1, Khoản
2 Điều này được thực hiện theo quy định tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 20 của Nghị
định này.
Chương IV
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG
THỰC
Điều 41. Trách nhiệm của Bộ Tư pháp trong quản lý nhà nước về
chứng thực
Bộ Tư
pháp giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi cả
nước, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Soạn
thảo, trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm
quyền văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực;
2. Hướng
dẫn, chỉ đạo chung việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực;
3. Kiểm
tra, thanh tra hoạt động chứng thực; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các
vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
4. Ứng
dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về
chứng thực;
5. Hợp
tác quốc tế về chứng thực;
6. Hằng
năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu các việc về chứng thực báo cáo
Chính phủ.
Điều 42. Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao trong quản lý nhà nước
về chứng thực
1. Bộ
Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực đối
với các Cơ quan đại diện, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Hướng
dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra về công tác chứng thực tại các Cơ quan đại
diện;
b) Tổ
chức bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự
làm công tác chứng thực tại các Cơ quan đại diện;
c) Hằng
năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực của các Cơ quan đại
diện gửi Bộ Tư pháp để tổng hợp;
d) Giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng
thực theo thẩm quyền.
2. Cơ
quan đại diện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa bàn,
có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Thực
hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện theo quy định
tại Nghị định này;
b) Lưu
trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
c) Giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng
thực theo thẩm quyền;
d) Hằng
năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Bộ Ngoại giao
theo quy định.
Viên
chức lãnh sự, viên chức ngoại giao làm công tác chứng thực có trách nhiệm giúp
Cơ quan đại diện thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b và d Khoản 2
Điều này.
Điều 43. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản
lý nhà nước về chứng thực
1. Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa
phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Tổ
chức triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực tại địa phương;
b) Hướng
dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng
thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng viên của các tổ
chức hành nghề công chứng;
c) Tổ
chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực;
d) Ứng
dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về
chứng thực trong phạm vi địa phương, đáp ứng yêu cầu cung cấp và trao đổi thông
tin;
đ) Kiểm
tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã,
các tổ chức hành nghề công chứng; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng
yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục
hành chính trên địa bàn;
e) Giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng
thực theo thẩm quyền;
g) Định
kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực
trong địa phương, báo cáo Bộ Tư pháp theo quy định.
Sở Tư
pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm
a, b, c, d, đ và g của Khoản này.
2. Ủy
ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Ủy
ban nhân dân cấp huyện) thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa
phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Hướng
dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng
thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn;
b) Tổ
chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về chứng thực;
c) Cấp
bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;
d) Lưu
trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
đ) Kiểm
tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã; có biện pháp
chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ,
văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn;
e) Giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng
thực theo thẩm quyền;
g) Định
kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực,
báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định.
Phòng Tư
pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các
Điểm a, b, c, d, đ và g Khoản này và thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm
quyền của Phòng Tư pháp theo quy định của Nghị định này. Trưởng Phòng Tư pháp,
Phó Trưởng Phòng Tư pháp phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư
pháp.
3. Ủy
ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương,
có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Thực
hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy
định tại Nghị định này;
b) Tuyên
truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về
chứng thực;
c) Cấp
bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;
d) Lưu
trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
đ) Giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng
thực theo thẩm quyền;
e) Định
kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực
báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định.
Công
chức Tư pháp - Hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ quy
định tại các Điểm a, b, c, d và e Khoản này. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã,
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực
cho Sở Tư pháp.
Điều 44. Xử lý vi phạm
1. Việc
xử phạt vi phạm hành chính đối với người thực hiện chứng thực, người yêu cầu
chứng thực, người dịch được thực hiện theo quy định của pháp luật về xử lý vi
phạm hành chính.
2. Trong
trường hợp người thực hiện chứng thực gây thiệt hại cho cá nhân, tổ chức do lỗi
của mình thì sẽ bị xử lý kỷ luật, bồi thường theo quy định của pháp luật.
3. Trong
trường hợp người dịch gây thiệt hại cho người yêu cầu dịch do lỗi của mình thì
phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Điều 45. Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo
Việc
khiếu nại, giải quyết khiếu nại, việc tố cáo, giải quyết tố cáo đối với các
hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động chứng thực được thực hiện theo quy
định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 46. Nhiệm vụ của các tổ chức hành nghề công chứng
Tổ chức
hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng
thực báo cáo Sở Tư pháp theo quy định.
Điều 47. Điều khoản chuyển tiếp
1. Đối
với những địa bàn cấp huyện, cấp xã đã chuyển giao việc chứng thực hợp đồng,
giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng, mà hợp đồng, giao dịch trước đó
được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thì việc sửa đổi, bổ
sung, hủy bỏ, sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao
dịch vẫn được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, nơi đã thực hiện
chứng thực trước đây.
2. Ủy
ban nhân dân cấp huyện thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở tại đô
thị theo quy định tại Điều 93 của Luật Nhà ở năm 2005 cho
đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2015.
Điều 48. Hiệu lực thi hành
1. Nghị
định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 4 năm 2015.
2. Nghị
định này thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính
phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 01 năm 2012 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng
5 năm 2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký; Điều 4 của Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02
tháng 02 năm 2012 của Chính phủ sửa đổi Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia
đình và chứng thực; các quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Nghị
định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng,
chứng thực.
Điều 49. Trách nhiệm thi hành
1. Bộ trưởng Bộ Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn thi hành
Nghị định này.
2. Bộ
trưởng Bộ Tài chính, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn
của mình, có trách nhiệm phối hợp với Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành
Nghị định này.
3. Các
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi
hành Nghị định này./.
TM.
CHÍNH PHỦ
THỦ TƯỚNG Nguyễn Tấn Dũng |
PHỤ LỤC
MẪU LỜI CHỨNG, MẪU SỔ CHỨNG THỰC
(Ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ)
(Ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ)
I. LỜI CHỨNG
Mẫu lời chứng được đánh máy hoặc khắc trên
mẫu dấu, bao gồm:
1. Lời chứng chứng thực bản sao từ bản
chính
Chứng thực bản sao đúng với bản chính
Số chứng thực ………. quyển số ……….. (1) -
SCT/BS
Ngày …….. tháng ……. năm …….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ,
tên và đóng dấu (2)
2. Lời chứng chứng thực chữ ký
a) Lời chứng chứng thực chữ ký của một
người trong một giấy tờ, văn bản
Ngày …….. tháng ……. năm …….
(Bằng chữ ………………………………………………)
Tại …………………………………………………………………… (4),….. giờ ….. phút. Tôi (5)
…………………………………………….., là
(6) …………………………………..
Chứng thực
Ông/bà …………… Giấy chứng minh nhân dân/Hộ
chiếu (3)số …….., cam đoan đã hiểu, tự chịu trách
nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản này trước
mặt tôi.
Số chứng thực ………….. quyển số ………… (1) -
SCT/CK, CĐ
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ
tên và đóng dấu (2)
b) Lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều
người trong một giấy tờ, văn bản
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ ……………………………………………)
Tại …………………………………………………………………… (4),….. giờ ….. phút. Tôi (5)
…………………………………………….., là
(6) ……………………
Chứng thực
Các ông/bà có tên sau đây:
Ông/bà ……………. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ
chiếu (3) số….........,
Ông/bà ……………. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ
chiếu (3) số….........,
Ông/bà ……………. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ
chiếu (3) số….........,
……………………………………………………………………………
- Các ông/bà có tên trên cam đoan đã hiểu,
tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã cùng ký vào giấy tờ,
văn bản này trước mặt tôi.
Số chứng thực ……………. quyển số …………. (1) -
SCT/CK, ĐC
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ,
tên và đóng dấu (2)
c) Lời chứng chứng thực điểm chỉ
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ ………………………………………………..)
Tại …………………………………………………………………… (4),….. giờ ….. phút. Tôi (5)
…………………………………………….., là
(6) …………………
Chứng thực
- Ông/bà……………………. Giấy chứng minh nhân
dân/Hộ chiếu (3)số…………, cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của
giấy tờ, văn bản và đã điểm chỉ vào giấy tờ, văn bản này trước mặt tôi.
Số chứng thực …………… quyển số ………….(1) -
SCT/CK, ĐC
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ,
tên và đóng dấu (2)
d) Lời chứng chứng thực trong trường hợp
không thể ký, điểm chỉ được
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ …………………………………………………)
Tại …………………………………………………………………… (4),….. giờ ….. phút. Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
Ông/bà……………….. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ
chiếu (3) số…………, không thể ký, điểm chỉ được nhưng cam đoan đã hiểu, tự chịu
trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản này.
Số chứng thực ……….. quyển số ……….. (1) -
SCT/CK, ĐC
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ,
tên và đóng dấu (2)
3. Lời chứng chứng thực chữ ký người dịch
- Tôi ……………………… Giấy chứng minh nhân
dân/Hộ chiếu (3) số……………………………………..,
cam đoan đã dịch chính xác nội dung của giấy
tờ/văn bản này từ tiếng…………… sang tiếng………….
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người dịch ký và ghi rõ họ tên
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ …………………………………………………)
Tại …………………………………………………………………………………………
(4).Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
Ông/bà ………………. là người đã ký vào bản dịch
này trước mặt tôi (10).
Số chứng thực …………. quyển số ………….. (1) -
SCT/CKND
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ
tên và đóng dấu (2)
4. Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao
dịch
a) Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao
dịch
Ngày ………… tháng ………. năm …………. (Bằng chữ
…………………………………………………)
Tại …………………………………………………………………………………………
(4).Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
- Hợp đồng ……………………………… (7) được giao kết
giữa:
Bên A: Ông/bà: ………………………………………………………
Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3)
số…………………..
Bên B: Ông/bà: ………………………………………………………
Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3)
số…………………..
- Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đã
cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của hợp đồng, giao dịch.
- Tại thời điểm chứng thực, các bên tham
gia hợp đồng, giao dịch minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình;
tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng và đã ký/điểm chỉ (9) vào hợp đồng, giao
dịch này trước mặt tôi.
Hợp đồng này được lập thành ……… bản chính
(mỗi bản chính gồm ……. tờ, ....trang), cấp cho:
+ …………………. bản chính;
+ …………………. bản chính;
Lưu tại Phòng Tư pháp /UBND xã, phường,
thị trấn (8) 01 (một) bản chính.
Số chứng thực …………. quyển số ……….. (1) -
SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ,
tên và đóng dấu (2)
b) Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận
phân chia di sản
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ …………………………………………………)
Tại …………………………………………………………………………………………
(4).Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được
lập bởi các ông/bà có tên sau đây:
1. Ông/bà …………………………. Giấy chứng minh nhân
dân/Hộ chiếu (3) số …………,
2. Ông/bà …………………… Giấy chứng minh nhân
dân/Hộ chiếu (3) số …………,
3. Ông/bà …………………… Giấy chứng minh nhân
dân/Hộ chiếu (3) số …………,
…………..
- Các ông/bà có tên trên đã cam đoan không
bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn
bản thỏa thuận phân chia di sản.
- Tại thời điểm chứng thực, những người
thỏa thuận phân chia di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của
mình, tự nguyện thỏa thuận phân chia di sản và đã cùng ký/điểm (9) chỉ vào văn
bản thỏa thuận phân chia di sản này trước mặt tôi.
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản này
được lập thành …….. bản chính (mỗi bản chính gồm..... tờ, …..trang), cấp cho:
+ ……………………….bản;
+ ……………………….bản;
+ ……………………….bản;
Lưu tại Phòng Tư pháp/UBND xã, phường, thị
trấn 01 (một) bản.
Số chứng thực ………….. quyển số ………… (1) -
SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu
(2)
c) Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận
di sản
Ngày ……… tháng ………. năm …… (Bằng chữ
…………………………)
Tại …………………………………………………………………………………………
(4).Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi
ông/bà ………………. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số…………..
- Ông/bà ………………… đã cam đoan là người thừa
kế duy nhất và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.
- Tại thời điểm chứng thực, ông/bà ……………..
minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và đã ký/điểm chỉ (9) vào
văn bản khai nhận di sản này trước mặt tôi.
Văn bản khai nhận di sản này được lập
thành ……… bản chính (mỗi bản chính gồm …… tờ, trang); cấp cho người khai nhận
di sản ……. bản, lưu tại Phòng Tư pháp/Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn 01
bản.
Số chứng thực ………… quyển số ……… (1) -
SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu
(2)
d) Lời chứng chứng thực di chúc
Ngày ………… tháng ………. năm …………. (Bằng chữ
………………………………)
Tại …………………………………………………………………………………………
(4).Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
- Ông/bà ………………………. Giấy chứng minh nhân
dân/Hộ chiếu (3) số………… đã tự nguyện lập di chúc này và đã cam đoan chịu trách
nhiệm trước pháp luật về nội dung của di chúc.
- Tại thời điểm chứng thực, ông/bà
…………………. minh mẫn, sáng suốt, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự
nguyện lập di chúc và đã ký/điểm chỉ (9) vào di chúc này trước mặt tôi.
Di chúc này được lập thành …… bản chính
(mỗi bản chính gồm …..tờ, ....trang); giao cho người lập di chúc …… bản; lưu
tại UBND xã/phường/thị trấn 01 (một) bản.
Số chứng thực ………… quyển số ………. (1) -
SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu
(2)
đ) Lời chứng chứng thực văn bản từ chối
nhận di sản
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ …………………………………………………)
Tại …………………………………………………………………………………………
(4).Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ……………………
Chứng thực
- Văn bản từ chối nhận di sản này được lập
bởi ông/bà ………………… Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số……………;
- Ông/bà ……………. đã cam đoan chịu trách
nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.
- Tại thời điểm chứng thực, ông/bà ……………….
minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di
sản và đã ký/điểm chỉ (9) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt tôi.
Văn bản từ chối nhận di sản này được lập
thành ……. bản chính (mỗi bản chính gồm ... tờ, ……trang), giao cho người từ chối
nhận di sản ... bản; lưu tại UBND xã/phường/thị trấn 01 (một) bản.
Số chứng thực ………….. quyển số ……….. (1) -
SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu
(2)
Chú thích:
- (1) Ghi theo thông tin đã ghi tại bìa sổ
chứng thực (ví dụ: 01/2015).
- (2) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì
Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy
ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy
ban nhân dân cấp xã; nếu thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng thì công
chứng viên ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
- (3) Nếu là Giấy chứng minh nhân dân thì
gạch ngang Hộ chiếu, nếu là Hộ chiếu thì gạch ngang cụm từ Giấy chứng minh nhân
dân.
- (4) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực
(ví dụ: UBND xã A, huyện B); chỉ cần ghi giờ, phút trong trường hợp chứng thực
ngoài trụ sở.
- (5) Ghi rõ họ và tên của Người thực hiện
chứng thực.
- (6) Ghi rõ chức danh của người thực hiện
chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch Ủy ban
nhân dân xã A, huyện B, tỉnh C, Trưởng phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C; công
chứng viên Phòng Công chứng số 1 thành phố H).
- (7) Ghi rõ tên của hợp đồng, giao dịch
được chứng thực (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng tặng
cho xe ô tô..
- (8) Nếu là Phòng Tư pháp thì gạch ngang
UBND xã, phường, thị trấn, nếu là UBND xã, phường, thị trấn thì gạch ngang
Phòng Tư pháp.
- (9) Nếu ký thì gạch ngang cụm từ “điểm
chỉ”, nếu điểm chỉ thì gạch ngang từ “ký”.
- (10) Trường hợp đã đăng ký chữ ký mẫu,
thì gạch ngang cụm từ “trước mặt tôi”.
II. MẪU SỔ CHỨNG THỰC
Sổ chứng thực được đóng quyển theo từng
loại việc chứng thực. Có 04 (bốn) loại sổ chứng thực, bao gồm: Sổ Chứng thực
bản sao từ bản chính; Sổ Chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ; Sổ Chứng thực
chữ ký người dịch; Sổ Chứng thực hợp đồng, giao dịch.
1. Bìa sổ
a) Sổ Chứng thực bản sao từ bản chính
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----------
SỔ CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH
……………………………………(A)
|
|
Quyển
số (B): …………….-SCT/BS
Mở
ngày … tháng … năm … (C)
Khóa
ngày … tháng … năm … (D)
|
|
b) Sổ Chứng thực chữ ký/chứng thực điểm
chỉ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----------
SỔ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ/CHỨNG THỰC ĐIỂM CHỈ
……………………………………(A)
|
|
Quyển
số (B): …………….-SCT/CK,ĐC
Mở
ngày … tháng … năm … (C)
Khóa
ngày … tháng … năm … (D)
|
|
c) Sổ Chứng thực chữ ký người dịch
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----------
SỔ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ NGƯỜI DỊCH
……………………………………(A)
|
|
Quyển
số (B): …………….-SCT/CKND
Mở
ngày … tháng … năm … (C)
Khóa
ngày … tháng … năm … (D)
|
|
d) Sổ Chứng thực hợp đồng, giao dịch
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----------
SỔ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH
……………………………………(A)
|
|
Quyển
số (B): …………….-SCT/HĐ.GD
Mở
ngày … tháng … năm … (C)
Khóa
ngày … tháng … năm … (D)
|
|
Chú thích:
- (A) Nếu là cơ quan thực hiện chứng thực
thì ghi đầy đủ tên cơ quan, kèm theo địa giới hành chính (Ví dụ: Ủy ban nhân
dân xã A, huyện B, tỉnh C; Phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C), nếu là các tổ chức
hành nghề công chứng thì ghi tên của Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng (Ví
dụ: Phòng Công chứng số 1 thành phố H).
- (B) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng
thực (ví dụ: 01/2015. Nếu 01 (một) năm dùng nhiều sổ thì ghi số thứ tự liên
tiếp (ví dụ: 02/2015); trường hợp 01 (một) sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số
thứ tự theo từng năm (ví dụ: 01/2015 + 01/2016).
- (C) Ghi ngày, tháng năm mở sổ.
- (D) Ghi ngày, tháng, năm khóa sổ.
2. Nội dung sổ
a) Sổ chứng thực bản sao từ bản chính
Số
thứ tự/ số chứng thực
|
Ngày,
tháng, năm chứng thực
|
Họ
tên của người yêu cầu chứng thực
|
Tên
của bản chính giấy tờ, văn bản
|
Họ
tên, chức danh người ký chứng thực
|
Số
bản sao đã được chứng thực
|
Lệ
phí/ Phí chứng thực
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
Chú
thích:
- (4)
Đối với bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài mà người thực hiện
chứng thực không xác định được tên của bản chính giấy tờ, văn bản thì chỉ cần
ghi theo ngôn ngữ của loại giấy tờ, văn bản đó (ví dụ: Bản chính bằng tiếng
Anh, bản chính bằng tiếng Pháp…).
- (7)
Ghi theo lệ phí chứng thực, nếu việc chứng thực được thực hiện tại Phòng Tư
pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện; ghi theo phí chứng thực, nếu
việc chứng thực được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng.
b) Sổ
Chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ
Số
thứ tự/ số chứng thực
|
Ngày,
tháng, năm chứng thực
|
Họ
tên, số Giấy CMND/ Hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực
|
Tên
của giấy tờ, văn bản đã chứng thực chữ ký/điểm chỉ
|
Họ
tên, chức danh người ký chứng thực
|
Số
lượng giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký/điểm chỉ
|
Lệ
phí/ Phí chứng thực
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
Chú
thích:
- (4)
Đối với bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài mà người thực hiện
chứng thực không xác định được tên của bản chính giấy tờ, văn bản thì chỉ cần
ghi theo khai báo của người yêu cầu chứng thực.
- (6)
Thống kê theo số giấy tờ, văn bản mà người thực hiện chứng thực đã ký chứng
thực (Ví dụ: Một loại giấy tờ, văn bản được lập thành 10 bản, người thực hiện
chứng thực ký chứng thực trong 10 giấy tờ, văn bản đó thì số lượng giấy tờ, văn
bản đã được chứng thực chữ ký là 10; 05 loại giấy tờ, văn bản khác nhau, mỗi
loại được lập thành 01 bản, người thực hiện chứng thực ký chứng thực trong 05
loại giấy tờ, văn bản đó thì số lượng giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ
ký là 05; 10 người ký trong một giấy tờ, văn bản, người thực hiện chứng thực ký
chứng thực trong giấy tờ, văn bản đó thì số lượng giấy tờ, văn bản đã được
chứng thực chữ ký là 01.
- (7)
Ghi theo lệ phí chứng thực, nếu việc chứng thực được thực hiện tại Phòng Tư
pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện; ghi theo phí chứng thực, nếu
việc chứng thực được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng.
c) Sổ
Chứng thực chữ ký người dịch
Số
thứ tự/ số chứng thực
|
Ngày,
tháng, năm chứng thực
|
Họ
tên, số Giấy CMND/ Hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực
|
Tên
của giấy tờ, văn bản đã được dịch
|
Dịch
từ tiếng sang tiếng
|
Họ
tên, chức danh người ký chứng thực
|
Số
lượng bản dịch đã được chứng thực chữ ký
|
Lệ
phí
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
d) Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch
Số
thứ tự/ số chứng thực
|
Ngày,
tháng, năm chứng thực
|
Họ
tên, số Giấy CMND/ Hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực
|
Tên
hợp đồng, giao dịch được chứng thực
|
Họ
tên, chức danh người ký chứng thực
|
Lệ
phí chứng thực
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
Ý KIẾN